Penyusunan job description sangat penting untuk mendukung dan mengoptimalkan kinerja karyawan. Dengan pembagian kerja yang jelas, karyawan dapat memberikan kontribusi yang maksimal bagi perusahaan. Selain itu, deskripsi pekerjaan memudahkan manajemen menengah untuk mendelegasikan pekerjaan.
Jadi, bagaimana Anda menyusun deskripsi pekerjaan yang tepat dan cepat?
Kumpulkan Data Pekerjaan di Perusahaan Anda
Untuk menyusun deskripsi pekerjaan, Anda perlu membuat daftar pekerjaan harian di perusahaan. Kumpulkan data dalam tabel yang berisi rincian kegiatan dan waktu pemrosesan.
Setelah data pekerjaan dikumpulkan, kelompokkan berdasarkan periode penyelesaian. Bagi solusi menjadi jangka panjang atau pendek. Kemudian, tentukan cara menyelesaikannya; dengan tim atau individu.
Tentukan Pekerjaan Berdasarkan Posisi
Tahap kedua; Anda harus mencatat semua posisi di perusahaan. Mulai dari manajemen puncak, manajemen menengah, hingga manajemen rendah. Jika sudah terkumpul, uraikan setiap posisi menjadi beberapa data. Misalnya, jabatan, departemen, dan persyaratan pekerjaan.
Selanjutnya, sederhanakan pekerjaan masing-masing posisi agar lebih efektif dan produktif. Misalnya, Ilham bertugas sebagai kurir yang bertugas mengantarkan barang ke jasa ekspedisi dan mencatatnya di buku agenda. Beberapa waktu kemudian, perusahaan merekrut karyawan baru untuk membantu Ilham.
Dengan kedatangan karyawan, perusahaan mengalihkan tugas pengiriman barang kepadanya. Sedangkan Ilham hanya berperan sebagai pencatat data di buku agenda. Nah, dalam hal ini Ilham tetap berperan sebagai kurir. Namun, pekerjaannya disederhanakan oleh perusahaan.
Buatlah Daftar Hak dan Tanggung Jawab Menurut Level Manajemen
Manajemen merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang terdiri dari beberapa jabatan. Jadi, tugas selanjutnya, kumpulkan setiap jabatan dan pekerjaan ke dalam kategori manajemen berikut.
- Kategori pertama adalah manajemen puncak. Jabatan yang termasuk dalam jenjang manajemen ini yaitu direktur utama, wakil direktur, dan dewan komisaris.
- Selanjutnya, manajemen menengah. Jenjang ini berisi jabatan kepala departemen, kepala cabang, atau staf junior.
- Di posisi terakhir ada manajemen rendah yang terdiri dari manajer area, supervisor, atau kepala produksi.
Deskripsi Pekerjaan Komunikasi dengan Setiap Manajemen
langkah keempat; menggabungkan data dari angka 1-3 menjadi sebuah tabel. Jadi, nanti tabel tersebut berisi posisi, level manajemen, wewenang, deskripsi singkat tugas, dan target. Jika sudah lengkap, bisa didiskusikan dengan incumbent atau pimpinan masing-masing manajemen.
Biasanya mereka akan memberikan masukan terkait job description yang Anda buat. Jika perlu, sedikit ubah data pekerjaan dan otoritas. Dengan begitu, job description dapat mewakili kreativitas masing-masing manajemen.
Sosialisasikan Job Description kepada Karyawan
Pimpinan manajemen telah menyetujui deskripsi pekerjaan Anda? Kini saatnya untuk mensosialisasikannya kepada seluruh karyawan. Pastikan mereka memahami tugas masing-masing dan tahu bagaimana melakukannya.
Untuk mempermudah sosialisasi, Anda bisa menggunakan metode coaching dan konseling. Cara ini efektif dalam menyampaikan keputusan manajemen sekaligus mengembangkan kemampuan karyawan. Melalui metode ini, Anda juga dapat membimbing mereka untuk mencapai target.
Jika selama penerapan job description terdapat pelanggaran, maka konseling dapat menanganinya. Melalui metode ini, karyawan akan terhindar dari sikap dan perilaku buruk yang menimbulkan masalah. Selain itu, konseling membuat karyawan mampu menyelesaikan pekerjaan dengan baik meskipun sedang mengalami masalah.
Itulah ulasan tentang cara menyusun deskripsi pekerjaan yang dapat diterapkan oleh perusahaan di berbagai bidang pekerjaan. Agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar, perkuat kerja sama dengan tim. Kemudian, buatlah visi dan misi bersama untuk mencapai tujuan perusahaan. Semoga berhasil!